Alors que l’intelligence artificielle s’est largement imposée dans nos usages quotidiens, aussi bien personnels que professionnels, elle pourrait se révéler particulièrement utile aujourd’hui dans la structuration des entreprises. C’est la vision de Romain Dhenin, pour qui l’IA sera bientôt indispensable afin de repenser leur organisation : l’IA distinguera les entreprises organisées des entreprises dispersées.
Lauréat du palmarès Choiseul Hauts-de-France, Romain Dhenin est le co-fondateur de Ploz, une IA qui connecte les informations des entreprises pour les transformer en une mémoire exploitable. Son objectif ? Aider les PME à retrouver plus vite l’information, détecter les signaux importants et prendre de meilleures décisions, à partir de leurs outils et de leurs données. Dans cette tribune, il revient sur les usages de l’IA dans le monde professionnel et comment celle-ci peut se mettre au service de l’organisation plutôt qu’à celui de nouveaux outils. Regard sur ce changement de perspective.
Le vrai enjeu de l’IA : retrouver ce que l’entreprise sait déjà
L’intelligence artificielle est souvent entrée dans les entreprises par les usages les plus visibles : corriger un mail, résumer une réunion, préparer un compte rendu. Ces fonctions sont utiles, mais elles ne transforment pas une organisation. Le vrai sujet est ailleurs : une entreprise qui ne sait pas où sont ses informations ne deviendra pas plus intelligente parce qu’elle utilise ChatGPT. Avant d’être un sujet technologique, l’IA est un test d’organisation.
Comme beaucoup d’entrepreneurs, j’ai été frustré par la multiplication des outils censés améliorer notre organisation. À chaque changement, la promesse était la même : plus de simplicité, plus de structure. Mais après quelques semaines, les anciennes habitudes revenaient : fichiers Excel isolés, échanges éparpillés, notes personnelles ou devis repris faute de trouver la bonne version.
Résultat : les informations restaient dispersées dans les mails, les fichiers ou la mémoire des équipes. Retrouver une donnée ou comprendre un blocage prenait toujours du temps. Ce désordre coûte cher : il ralentit les ventes, fatigue les équipes, dégrade le service client et fragilise la mémoire de l’entreprise. Quand quelqu’un part, une partie du savoir disparaît.
Repenser l’organisation avant d’ajouter de nouveaux outils
Dans mon parcours de dirigeant au sein d’une PME industrielle B2B, j’ai dû gérer des clients, des cycles de vente longs, de la production, du suivi opérationnel et des équipes à coordonner. Comme beaucoup de structures de cette taille, nous ne disposions ni d’une DSI dédiée ni de budgets technologiques considérables. Il fallait pourtant gérer des clients, des prospects, des devis, des interventions, des décisions commerciales, des échanges internes et une quantité d’informations qui augmentait plus vite que l’organisation censée la porter.
Face à ce défi, j’ai compris qu’ajouter un logiciel supplémentaire ne résoudrait rien. L’enjeu n’était pas d’empiler les outils, mais de mieux organiser la circulation de l’information : suivi client, propositions commerciales, décisions, finances, historique des échanges. L’IA ne prenait tout son sens que si elle permettait de relier ces éléments, plutôt que d’accroître la complexité.
Ce changement de perspective a vraiment marqué un tournant pour nous. Ce n’est pas tant le temps gagné qui m’a frappé, mais le soulagement de ne plus dépendre de la mémoire de chacun. Désormais, une information utile ne restait plus oubliée dans un dossier ou dans la tête d’un collègue : elle devenait accessible à tous, facile à retrouver et à comprendre. Ce partage a changé la façon de travailler.
Avec le recul, je me rends compte que l’IA ne sert à rien si elle se contente de produire du texte. Ce qui compte vraiment, c’est sa capacité à relier les informations, à faire dialoguer les métiers et à éclairer les décisions. Tant que ça ne change pas concrètement notre façon de travailler ensemble, l’IA reste un gadget. Mais quand elle crée du lien et du sens, là, elle peut vraiment transformer l’organisation.
Le véritable actif à protéger : la mémoire opérationnelle de l’entreprise
Dans chaque entreprise, les mêmes questions reviennent : pourquoi ce client n’a-t-il pas signé, où est la bonne version d’une proposition, qui a déjà traité ce cas ? Souvent, la réponse existe déjà, mais elle est éparpillée dans des mails, des fichiers oubliés ou la mémoire d’un collaborateur.
C’est là que l’IA prend tout son sens : elle permet de retrouver l’information utile, d’éviter de repartir de zéro et de transformer l’expérience accumulée en ressource accessible à tous.
Une mémoire d’entreprise bien organisée facilite l’intégration des nouveaux, sécurise la transmission des bonnes pratiques et donne aux équipes comme aux dirigeants une vision plus fiable de la réalité opérationnelle.
Mais pour que cette mémoire soit réellement utile, il faut de la rigueur : choisir ce qui mérite d’être conservé, protéger les données sensibles et former les équipes. Sans cadre, chacun finit par chercher ses propres solutions, souvent en utilisant l’IA de manière autonome, sans validation ni règles claires.
Le “shadow AI” : l’IA utilisée dans l’ombre
Le “shadow AI” désigne tous les usages de l’IA qui apparaissent dans l’entreprise sans cadre clair : outils non validés, comptes personnels, données sensibles copiées dans des plateformes publiques, absence de règles partagées. Les exemples sont multiples : un salarié utilise son compte personnel pour résumer un document interne, un manager transmet des informations sensibles à un outil gratuit, un commercial fait retravailler une proposition client sur une plateforme publique. L’intention est souvent positive : gagner du temps ou améliorer la qualité.
Mais l’intention ne protège ni les données, ni l’entreprise. Le vrai problème, c’est l’absence de clarté : que peut-on partager, quels outils sont autorisés, quelles données doivent rester protégées ?
Face à ce flou, beaucoup d’entreprises choisissent la crainte ou l’interdiction : une réaction compréhensible mais rarement efficace. Interdire sans accompagnement ne supprime pas les usages, cela les rend simplement invisibles.
Depuis février 2025, l’AI Act oblige aussi les organisations qui utilisent ou mettent à disposition des systèmes d’IA à s’assurer que les personnes concernées comprennent suffisamment ces outils. Autrement dit, il ne suffit pas de proposer une formation générale sur l’IA. Il faut surtout donner des repères concrets : quels usages sont acceptables, quelles données ne doivent pas être partagées, quels risques doivent être compris et qui porte la responsabilité en cas de problème.
L’IA distinguera les entreprises organisées des entreprises dispersées
L’IA révèle les faiblesses d’organisation. Dans une structure désorganisée, elle peut amplifier la confusion en produisant plus vite des contenus mal reliés au réel. Dans une organisation structurée, elle devient au contraire un levier concret pour limiter la perte d’information, réduire le temps gaspillé et améliorer la transmission.
Un commercial doit vendre et instaurer la confiance, pas perdre son temps à chercher des informations. Un dirigeant doit décider et anticiper, non piloter son entreprise avec des données dispersées.
Au fond, l’IA n’est pas seulement une affaire de technologie. Elle met en lumière la culture, la discipline et la capacité d’apprentissage de l’entreprise. Sa vraie valeur apparaît lorsqu’elle aide une organisation à mieux capitaliser sur ce qu’elle sait déjà, à transmettre plus vite et à décider avec une information plus fiable. La question n’est donc pas : “Que peut écrire l’IA à notre place ?” Mais plutôt : “Que gagnerions-nous si chacun accédait enfin à tout ce que l’entreprise sait déjà ?”
Romain Dhenin travaille aujourd’hui sur des outils et méthodes permettant aux PME et ETI de structurer leurs usages de l’intelligence artificielle, avec une attention particulière portée à l’organisation, à la donnée et aux exigences de culture IA introduites par l’AI Act.
Pour découvrir le palmarès Haust-de-France : Palmarès Choiseul Hauts-de-France
